Hot desking là một xu hướng ngày càng thịnh hành trong môi trường làm việc hiện đại. Đây không chỉ đơn giản là giải pháp linh hoạt, tối ưu chi phí mà hơn thế còn đem lại sự thay đổi trong cách chúng ta làm việc và tương tác hàng ngày. Vậy bạn có biết hot desking là gì? Đâu là ưu điểm vượt trội của không gian làm việc linh hoạt hay không? Cùng Đại Thắng Holdings tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé.
Tìm hiểu Hot desking là gì?
Hot-desking (hay Flexible Desk), đây là hình thức chỗ ngồi làm việc linh hoạt, nơi các cá nhân có thể lựa chọn bất kỳ bàn làm việc nào trong không gian văn phòng. Theo đó, nhân viên không ngồi cố định tại một vị trí mà thay vào đó, họ di chuyển linh hoạt và ngồi tại bất cứ nơi nào mình muốn. Hot desking thường nằm trong các văn phòng làm việc chia sẻ.
Cùng với xu hướng làm việc từ xa, mô hình chỗ ngồi linh hoạt cũng ngày càng trở nên phổ biến trong môi trường hiện đại. Lý do khiến hot desking trở thành xu hướng chính là bởi mô hình này cho phép tất cả mọi người được làm việc ở không gian và thời điểm mà bạn mong muốn. Điều này đáp ứng tốt nhu cầu không chỉ cho cá nhân mà còn phù hợp với cả các doanh nghiệp tư nhân hay tập đoàn đa quốc gia.
Mô hình hot-desking được phát triển với mục đích tối đa hóa hiệu quả sử dụng không gian đồng thời giảm thiểu rủi ro nhờ việc tối ưu diện tích văn phòng dư thừa.
Hot desking cung cấp những tiện ích gì?
Hot desking cung cấp không gian làm việc khi cần thiết trong cả không gian văn phòng chung và riêng. Chỗ ngồi linh hoạt có thể khác nhau tùy vào môi trường, nhưng vẫn có một số yếu tố chính cần được xem xét:
Ổ cắm điện
Chỗ ngồi linh hoạt thường đi kèm với ổ cắm điện và kết nối wifi. Ngoài ra, mô hình này sẽ có các không gian dành riêng cách xa bàn làm việc để có thể nhận các cuộc gọi.
Tùy vào đặc trưng từng ngành nghề, điện thoại cố định có thể gắn vào bàn làm việc để mỗi nhân viên sử dụng khi cần, đặc biệt là những công ty bán hàng.
Phòng họp
Việc tổ chức các cuộc họp trong môi trường làm việc chung có thể không phù hợp. Tuy nhiên, tiện ích trong phòng họp được hot desking cung cấp sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết vấn đề này. Theo đó, bạn có thể đặt phòng họp trước thông qua website hoặc đặt tại quầy lễ tân. Không gian phòng họp hiện đại và tiện nghi sẽ giúp cuộc họp diễn ra thuận lợi, hiệu quả hơn, tạo sự chuyên nghiệp trong mắt các khách hàng.
Khu vực in, photocopy
Các mô hình Hot Desking hiện nay thường cung cấp trang thiết bị in ấn, máy fax và những dịch vụ liên quan khác để đáp ứng một cách hiệu quả mọi nhu cầu của nhân viên. Điều này giúp quý khách tối ưu thời gian và tăng hiệu suất công việc, đồng thời đem lại sự linh hoạt trong môi trường làm việc.
Bảo quản đồ dùng cá nhân
Trong mô hình Hot-desking này, khi bạn đến làm việc tại đây đều không có người để trông coi vật dụng cá nhân. Vì thế để tránh bị thất lạc đồ đạc thì bạn nên mang theo túi xách cá nhân và bảo quản chúng một cách cẩn thận. Bởi khi xuất hiện tình trạng thất lạc thì sẽ không có ai đứng ra chịu trách nhiệm tìm kiếm cho bạn.
Công nghệ và internet
Khi làm việc tại Hot-Desking, bắt buộc bạn phải có máy tính xách tay cá nhân. Bởi ngoài bàn làm việc, ổ cắm, mạng internet, máy in… thì sẽ không có một thiết bị công nghệ nào đi kèm. Tuy nhiên nếu như bạn cần nhiều hơn thì cần mang theo máy tính bảng, màn hình đi kèm… để phục vụ tốt nhất cho công việc của mình.
Phòng tắm, khu bếp và các khu vực chung khác
Cũng tương tự như một văn phòng làm việc, Hot Desking cũng sẽ có trang bị đầy đủ phòng tắm, phòng bếp và các khu vực chung khác. Chúng đều được bên quản lý văn phòng dọn dẹp và bảo trì thường xuyên. Bạn có thể sử dụng các phòng này để tắm khi muốn làm việc qua đêm, hoặc có thể thưởng thức cà phê, ăn uống khi làm việc.
Tủ đồ chứa vật dụng cá nhân
Nơi cất áo khoác, túi xách hay các thiết bị hỗ trợ công việc luôn là mối quan tâm của nhân viên. Một số coworking cho phép nhân viên để đồ đạc ở khu vực chỗ ngồi linh hoạt trong một khoảng thời gian nhất định. Các không gian chung khác thì vẫn cung cấp chỗ trống hoặc tủ khóa của nhóm khách hàng sử dụng mô hình hot desking.
Nhưng thông thường nhân viên sẽ để các món đồ dùng cá nhân tại chỗ ngồi linh hoạt cả ngày, bất kể giờ họp hay giờ nghỉ trưa.
Ưu điểm của hot desking là gì?
Lợi ích mà hot desking đem đến tùy thuộc vào phong cách làm việc và nhu cầu của bạn. Trong khi những người làm việc tự do đánh giá cao một không gian vừa làm việc vừa gặp gỡ khách hàng. Còn chủ doanh nghiệp lại muốn các điều khoản thuê được văn phòng linh hoạt để tuyển dụng và chuyển nhân viên của mình đến những nơi làm việc khác nhau. Vậy mô hình này còn đem đến lợi ích nào nữa?
Đối với các doanh nghiệp
Hot Desking giúp tận dụng tối đa diện tích văn phòng, đặc biệt tiện ích cho những công ty có nhiều nhân viên làm việc từ xa hoặc làm bán thời gian.
Giảm chi phí thuê mặt bằng, trang bị và vận hành văn phòng.
Nhân viên có thể chọn không gian làm việc phù hợp với nhu cầu và công việc của mình.
Tạo ra môi trường làm việc năng động, khuyến khích sự giao lưu giữa các phòng ban.
Mô hình làm việc linh hoạt và hiện đại sẽ hấp dẫn các ứng viên trẻ.
Đối với nhân viên
Nhân viên có thể thoải mái lựa chọn không gian và thời gian làm việc, tạo cảm giác chủ động và thoải mái hơn.
Chọn không gian làm việc phù hợp giúp nâng cao hiệu quả công việc bằng cách tăng cường sự tập trung.
Tăng cường sự tương tác với đồng nghiệp từ nhiều phòng ban, mở rộng cơ hội hợp tác, học hỏi.
Không gian làm việc thoải mái và linh hoạt còn giúp giảm căng thẳng và tăng sự hài lòng trong quá trình làm việc.
Bên cạnh đó, mô hình Hot Desking còn đem lại một số lợi ích dưới đây:
Tiết kiệm năng lượng và tài nguyên thông qua việc bài trí cây xanh xung quanh, góp phần bảo vệ môi trường sống và tăng cường sức khỏe của nhân viên.
Nâng cao hình ảnh thương hiệu, giúp doanh nghiệp thể hiện sự đối mới và năng động trong mắt đối tác.
Làm thế nào để biết mô hình có phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
Có thể thấy, mô hình này mang đến nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Nhưng không phải lúc nào chúng cũng phù hợp với mọi lĩnh vực, ngành nghề. Để xác định xem hot desking có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không, bạn cần xem xét những tiêu chí quan trọng dưới đây:
Về cơ cấu tổ chức: Mô hình này thường phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, mới bắt đầu kinh doanh và chưa có ngân sách dư dả. Nhưng một doanh nghiệp lớn với nhiều phòng ban cũng có thể cân nhắc áp dụng hot-desking cho một vài nhóm nhỏ.
Đặc thù công việc: Cân nhắc ngành nghề hoạt động có yêu cầu về tính riêng tư hay không. Nếu tính chất công việc linh hoạt thì không gian mở hot-desking sẽ là lựa chọn hoàn hảo.
Mục đích hoạt động: Với doanh nghiệp đang có mục tiêu mở rộng quy mô hay thâm nhập thị trường mới, hot desking chính là phương án văn phòng hàng đầu. Theo đó, các doanh nghiệp có thể yên tâm tổ chức hoạt động mà không tốn quá nhiều chi phí hay ràng buộc về hợp đồng thuê. Đồng thời doanh nghiệp cũng sẽ giảm thiểu được rủi ro liên quan đến văn phòng.
Về ngân sách: So sánh chi phí của việc sử dụng hot-desking với thuê văn phòng truyền thống, đánh giá xem đâu là giải pháp giúp bạn tiết kiệm tài chính để lựa chọn nhé.
Qua những thông tin được nhắc đến trong bài viết, chắc hẳn bạn đọc đã hiểu rõ hơn về hot desking là gì, lợi ích mà nó đem lại. Để tìm cho doanh nghiệp của mình những văn phòng làm việc phù hợp, quý khách hàng vui lòng liên hệ đến công ty Đại Thắng Holdings nhé. Với hệ thống các tòa nhà văn phòng hiện đại, dịch vụ chuyên nghiệp, báo giá ưu đãi, chúng tôi tự tin sẽ mang đến cho các doanh nghiệp những trải nghiệm tốt nhất.
ĐỪNG BỎ LỠ CƠ HỘI NHẬN THÔNG TIN SỚM NHẤT
Đừng bỏ lỡ cơ hội nhận thông tin sớm nhất về các bất động sản cho thuê tại Đà Nẵng. Đăng ký ngay để cập nhật tin tức mới nhất và những ưu đãi hấp dẫn từ Đại Thắng Holdings!
.
