Văn phòng có thể nói chính là ngôi nhà của dân công sở bởi phần lớn thời gian họ phải gắn bó với nơi đây. Nhưng không phải ai trong chúng ta cũng hiểu rõ được bản chất, chức năng của văn phòng là gì, hay công việc văn phòng là gì? Công ty Đại Thắng Holdings hy vọng với những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quát hơn nhé.
Tìm hiểu về văn phòng là gì?
Định nghĩa theo kiểu truyền thống
Văn phòng là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các công văn, hồ sơ, giấy tờ với mục đích thông tin, kiểm tra để giúp các hoạt động đạt được hiệu quả. Hay văn phòng được hiểu là phòng làm việc cụ thể, là trụ sở làm việc của một doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp trong và ngoài doanh nghiệp, là nơi làm công việc hành chính, làm việc giấy tờ hay nơi giao dịch giấy tờ các loại.
Định nghĩa mới về văn phòng
Văn phòng là một bộ phận trong cơ cấu bộ máy của một tổ chức, là bộ máy tham mưu và giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác quản lý, lãnh đạo, điều hành triển khai các nhiệm vụ, chức năng của cơ quan đó. Cũng có thể hiểu, đây là bộ máy làm việc tổng hợp của một cơ quan nhằm phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập, xử lý các thông tin để hỗ trợ cho hoạt động quản lý, đồng thời đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động chung của cơ quan.
Qua những phân tích ở trên, dù là hiểu theo nghĩa hẹp hay rộng thì chúng ta cũng có được hình dung cơ bản về văn phòng là gì rồi đúng không nào. Để có thêm những thông tin về nhiệm vụ, chức năng của văn phòng là gì, mời bạn tiếp tục theo dõi nội dung dưới đây nhé.
Chức năng của văn phòng là gì?
Văn phòng là nơi diễn ra rất nhiều hoạt động và các cá nhân trong tổ chức này sẽ cùng triển khai công việc để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Vậy bạn có biết chức năng của văn phòng là gì? Để đơn giản hơn, chúng tôi chia chức năng của văn phòng thành 2 loại chính:
Chức năng cơ bản
Hoạt động thu thập và phân phối thông tin sẽ được xếp trong nhóm chức năng này. Nó thường liên quan đến các chức năng như thu thập, phân tích, lưu trữ và phân phối thông tin. Các chức năng cơ bản được hiểu như sau:
Tiếp nhận và thu thập thông tin
Thu thập thông tin từ nhiều nguồn, trong đó có hai nguồn chính là: nội bộ và bên ngoài. Thông tin nội bộ được những đơn vị khác nhau của doanh nghiệp cung cấp. Còn nguồn bên ngoài là từ các tổ chức, cơ quan thu thập và phân phối.
Ghi thông tin
Ghi lại các thông tin từ nguồn khác vào “sổ công văn” và “sổ nội bộ”. Những thông tin có sẵn từ bên ngoài như: hóa đơn, thư từ, đơn đặt hàng… được ghi vào sổ nội bộ. Còn thông tin do tổ chức cung cấp cho bên ngoài thì được ghi vào sổ công văn. Hệ thống ghi chép lại các thông tin giúp tổ chức hồ sơ và thông điệp của doanh nghiệp.
Phân tích
Liên quan đến nghiên cứu chi tiết các thông tin thu thập được. Thông tin có được từ các nguồn thường ở dạng thô và chưa được xử lý. Trong chức năng này, thông tin sẽ được phân tích để tìm ra được sự cần thiết của thông tin cho một mục đích nào đó trong tương lai.
Lưu trữ các thông tin
Thông tin đã được ghi lại cần bảo vệ cẩn thận cho mục đích tương lai. Mức độ cần thiết của thông tin sẽ quyết định thời gian bảo vệ những thông tin đó. Tùy theo tầm quan trọng, các văn phòng sẽ lưu giữ thông tin theo từng tệp riêng.
Phân phối thông tin
Phân phối những thông tin đã thu thập đến các cá nhân và bộ phận liên quan. Thông tin sẽ được sử dụng để đưa ra quyết định và hỗ trợ cho các hoạt động.
Chức năng quản trị
Chức năng này liên quan đến việc quản lý một tổ chức. Đây là một chức năng cấp cao và không tuân theo bất cứ quy luật nào. Chức năng quản trị thường liên quan đến các vấn đề mua, quản lý nhân lực, kiểm soát tài sản, quan hệ công chúng … Cụ thể là:
Chức năng quản lý
Chức năng này bao gồm các hoạt động liên quan đến lãnh đạo, quản lý kinh doanh, chỉ đạo… Người đứng đầu tổ chức tham gia vào việc quản lý hoạt động văn phòng.
Chức năng nhân sự
Liên quan đến việc đặt đúng nhân sự vào từng vị trí. Văn phòng có trách nhiệm xác định yêu cầu của người sở hữu các kỹ năng khác nhau và đưa họ vào đúng vị trí sau khi chọn được ứng viên phù hợp. Văn phòng sẽ lập hồ sơ thành tích của nhân viên để cung cấp lợi ích tương ứng.
Chức năng mua và kiểm soát
Văn phòng sẽ xác định tài sản và yêu cầu nguồn lực dành cho hoạt động kinh doanh. Chức năng chính là mua tài sản phù hợp với mức giá hợp lý. Văn phòng xây dựng cơ chế có tính hệ thống để mua tài sản và những nguồn lực cần thiết cho hoạt động kinh doanh với chi phí thấp nhất có thể.
Quan hệ với công chúng
Mối quan hệ với công chúng như nhà cung cấp, chủ nợ, cổ đông, người làm truyền thông, khách hàng, nhóm xã hội, cộng đồng… là quan hệ công chúng. Văn phòng sẽ có trách nhiệm duy trì mối quan hệ tốt đẹp với những người liên quan đến việc kinh doanh bằng cách phân phối thông tin thường xuyên và tổ chức đa dạng các hoạt động.
Bảo vệ tài sản
Văn phòng có chức năng bảo vệ tài sản, đồng thời duy trì một bản ghi chép chi tiết về tài sản và cung cấp thông tin cập nhật cho vấn đề này. Văn phòng cũng có trách nhiệm bảo vệ tài sản khỏi hư hỏng, mất cắp và cần bảo trì tài nguyên thường xuyên.
Thiết kế, kiểm soát biểu mẫu
Văn phòng cần thiết kế những biểu mẫu để đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động. Nó sẽ giúp hoạt động được đơn giản hóa và đem lại một hệ thống trong hiệu suất. Văn phòng cần có đa dạng các loại biểu mẫu như phiếu điều tra, hóa đơn, thư từ, phiếu chi, đơn mua hàng…
Phát triển hệ thống, quy trình văn phòng
Cần hệ thống, quy trình cụ thể để triển khai các hoạt động thành công. Văn phòng sử dụng để phát triển những thủ tục và hệ thống cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Nó đem sự đơn giản vào văn phòng.
Sự cần thiết của văn phòng đối với doanh nghiệp
Văn phòng là trung tâm của hoạt động kinh doanh, nó được xem như bộ não. Vì thế, hoạt động của tất cả các bộ phận và con người trong văn phòng sẽ được kiểm soát bởi văn phòng. Vậy văn phòng có cần thiết không?
Văn phòng chính là “bộ mặt” doanh nghiệp
Văn phòng còn đóng một vai trò quan trọng, là bộ mặt của doanh nghiệp. Khi đối tác hay khách hàng đến làm việc, điều để lại ấn tượng sâu sắc nhất với họ chính là văn phòng làm việc. Nói theo cách khác, thì văn phòng phải thể hiện được phong cách, văn hóa đặc sắc của công ty, giúp đối tác ghi nhớ thương hiệu của bạn.
Văn phòng tạo môi trường để nhân viên phát huy năng lực
Không còn đơn thuần là nơi làm việc, văn phòng đã trở thành niềm mơ ước của nhân viên. Trong không gian mở và thoải mái như thế, các nhân viên có thể thỏa sức sáng tạo và hoàn thành mọi công việc của mình.
Ngoài công năng là nơi để làm việc, văn phòng còn được xem là ngôi nhà thứ hai của mọi người, điều này thể hiện sự gắn kết giữa nhân viên và công ty. Cho nên hiện nay các công ty lớn đều cố gắng tạo ra một môi trường làm việc thân thiết dành cho nhân viên của mình.
Bài viết trên đây của Đại Thắng Holding đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về khái niệm văn phòng và chức năng của văn phòng là gì? Với các chức năng đó, văn phòng hẳn là “bộ não” của một tổ chức. Những thông tin hữu ích về văn phòng còn rất nhiều, bạn đọc hãy theo dõi thêm những bài viết sau của chúng tôi nhé.
ĐỪNG BỎ LỠ CƠ HỘI NHẬN THÔNG TIN SỚM NHẤT
Đừng bỏ lỡ cơ hội nhận thông tin sớm nhất về các bất động sản cho thuê tại Đà Nẵng. Đăng ký ngay để cập nhật tin tức mới nhất và những ưu đãi hấp dẫn từ Đại Thắng Holdings!
.
